Чем ваши сотрудники занимаются на работе

СИСТЕМЫ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Известно, что в среднем офисный работник занимается делом лишь 20% рабочего времени. Остальные 80% уходят на решение личных вопросов, болтовню в курилке и т. п. Идеальную систему учета рабочего времени (СУРВ), которая справилась бы с этой ситуацией, пока не изобрели, но существующие системы весьма эффективно решают проблему опозданий, ранних уходов и самовольных отлучек.

Константин Марченко, эксперт

 

ЧТО ТАКОЕ ПЕРЕКУР, И КАК С НИМ БОРОТЬСЯ

Если вы всерьез решили автоматизировать учет рабочего времени в компании, то вам придется столкнуться с одной из величайших проблем современности — проблемой выбора.

Представленные на рынке СУРВ можно условно разделить на три категории:

1] локальные СУРВ (терминалы);

2)     бюджетные сетевые СУРВ;

3)     полнофункциональные СУРВ.

Для небольших компаний оптимальным решением будет приобретение терминала СУРВ, к которому можно подключить преграждающее устройство — например, турникет. Терминал устанавливается на входе в офис, и каждый сотрудник отмечает время прихода и ухода с работы. На основании собранных данных формируется отчет. Главное неудобство при работе с такой системой — невозможность проконтролировать отлучки сотрудников в курилку, посиделки в столовой и прочие попытки скрасить скуку трудовых будней. Один из вариантов борьбы с этим явлением — установить терминалы на входе в столовую и курилку. А IP-камеры будут следить за тем, чтобы каждый честно отмечал начало и конец перекура. Это уже сетевая СУРВ, хоть и небольшая.

 

Многофилиальным компаниям требуется система совершенно другого масштаба. В дополнение к мощному функционалу она должна синхронизировать базы данных каждого филиала с общей базой данных. Отличным решением станет СУРВ, которая может использовать в качестве аппаратной базы оборудование СКУД, уже установленной в организации. Тогда, во-первых, не нужно будет докупать новые устройства и присваивать пользователям новые идентификаторы. Во-вторых, СУРВ при наличии соответствующего функционала вполне может «унаследовать» от СКУД возможность работы с временными и пространственными зонами. А это уже контроль перемещения по офису. Теперь перейдем к деталям.

В минимальной конфигурации СУРВ включает в себя:

—     терминал;

—     программное обеспечение;

—     устройство для изготовления идентификаторов. Терминал СУРВ — это устройство для регистрации прихода и ухода каждого сотрудника. Он в большинстве случаев соединяется с компьютером, на котором инсталлировано ПО СУРВ и хранится база данных пользователей. Некоторые терминалы поддерживают автономный режим работы. База данных пользователей и журнал событий могут быть записаны в модуль памяти терминала, а при включении ПК будет осуществляться синхронизация баз данных и запись на ПК информации о последних событиях. В ряде случаев терминал может выполнять и функции устройства для изготовления идентификаторов. Например, регистрация новых пользователей в биометрической СУРВ может проводиться с помощью установленного на входе терминала.

Давайте теперь рассмотрим подробнее, какие параметры будут определяющими при выборе СУРВ того или иного производителя.

 

 

СОВРЕМЕННЫЙ ВАХТЕР: КОМПАКТНЫЙ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ

Как театр начинается с вешалки, так и СУРВ начинается с терминала. И тут уж покупатель волен выбирать все, что душе угодно, — от весьма лаконичных устройств (например, таких как СУРВ «Таймформер»] до мультимедийных терминалов типа ZK Software.

 

Идентификатор — это, пожалуй, один из самых значимых для будущего «владельца» критериев выбора СУРВ. Наиболее распространенные идентификаторы — отпечаток пальца, карта, код.

 

По оценкам экспертов, сегодня более 60% представленных на рынке устройств имеют считыватель отпечатка пальца. Такие терминалы есть в линейках Smartec, BioLink, ZKSoftware, Anviz, Interflex и многих других производителей. Постепенно выходят на рынок и более экзотические решения, где в качестве идентификатора используется сетчатка глаза или рисунок вен ладони. В большинстве случаев терминал позволяет сочетать два идентификатора и более: например, отпечаток пальца и код. Считыватель карт доступа может быть встроенным или же покупается дополнительно и подключается к терминалу. Объем списка пользователей и объем журнала событий — это параметры, зависящие от емкости встроенного блока памяти. Как правило, терминал способен хранить в памяти информацию не менее чем о 500 пользователей. Объем журнала событий имеет значение в том случае, если терминал будет работать в основном автономно, когда лишний раз перекачивать информацию на компьютер нежелательно. Время автономной работы зависит от емкости встроенной резервной батареи. В наших реалиях само наличие такой батареи весьма желательно на случай перебоев с электроснабжением.

 

Размер и разрешение экрана влияют на удобство работы с устройством. Основную часть информации о пользователе вполне можно отразить на монохромном дисплее, а устройства с цветным дисплеем позволяют вывести и фотографию. Это особенно удобно, если в составе СУРВ используется модуль фотоидентификации.

Интерфейсы для подключения терминала к ПК или локальной сети значительно расширяют диапазон возможностей устройства и делают работу с ним удобнее. Объединение терминалов в сеть и подключение к локальной сети офиса осуществляются через интерфейс Ethernet. Некоторые устройства могут работать в сетях GPRS или Wi-Fi. Для интеграции со сторонними СКУД может использоваться интерфейс Wiegand. Встроенные реле и дискретные входы служат для организации на базе терминала полноценной точки прохода — подключения кнопок открывания двери и управления электромеханическими замками.

 

ГРАФИКИ, ОТЧЕТЫ, ЗАРПЛАТЫ

Если вы приобрели терминал, то в комплекте поставки, скорее всего, найдете диск с дистрибутивом ПО, и возможностей этого ПО будет вполне достаточно для работы с одним или несколькими терминалами. Однако для крупной компании, тем более — территориально распределенной, такого решения будет недостаточно. В этом случае стоит присмотреться к самостоятельным программным продуктам и обратить внимание на некоторые их характеристики. Возможность программирования сложных графиков работы необходима компаниям, где часть сотрудников работает посменно, по индивидуальным или свободным графикам.

 

 В том или ином виде такой функционал реализован в подавляющем большинстве коммерческих продуктов. Хотя есть и весьма аскетичные системы, не предусматривающие этой возможности, — например, СУРВ «Таймформер». Системы же, где такая возможность есть, — «Таймекс», BioTime и другие — позволяют учитывать массу жизненных ситуаций: перенос праздников, отгулы, срочные командировки, неожиданные больничные.

 

Интеграция со сторонними приложениями может серьезно облегчить работу бухгалтерии, отдела кадров, коммерческого отдела. Чаще всего СУРВ интегрируется именно с бухгалтерскими и кадровыми программами («Босс-Кадровик», 1С), а также CRM- и ERP-системами. Эти системы могут обмениваться данными с СУРВ. Наиболее распространенный пример — импорт и экспорт списка пользователей, а также информации о них: должность, отдел, график работы. Бухгалтерские программы используют данные СУРВ для начисления заработной платы.